في عالم التجارة الإلكترونية سريع الخطى، يمثل كل طلب جديد قصة فريدة من نوعها. قد تحتاج أحياناً إلى إضافة تفاصيل خاصة بطلب معين، أو ملاحظات داخلية لفريقك، أو حتى تدوين نقاط مهمة تذكرها للمتابعة لاحقاً. نظام Brivox يدرك هذه الحاجة، ويوفر لك خاصية “ملاحظات الطلب” لتمكين التواصل الفعال والاحتفاظ بالمعلومات الهامة حول كل طلب.
في هذه المقالة المفصلة، سنستعرض كيفية إضافة وإدارة الملاحظات الداخلية للطلبات في لوحة تحكم Brivox، مع التركيز على أهميتها وكيفية استخدامها لتحسين كفاءة عملياتك اليومية.
أولاً: ما هي ملاحظات الطلب ولماذا هي مهمة؟ #
ملاحظات الطلب (Order Notes) هي خانة مخصصة داخل صفحة كل طلب تتيح لك إضافة نصوص توضيحية أو معلومات إضافية. هذه الملاحظات يمكن أن تكون:
- ملاحظات خاصة (Private Notes): هذه الملاحظات تكون مرئية لك ولأي شخص لديه صلاحية الوصول إلى إدارة الطلبات في لوحة تحكم Brivox الخاصة بك. إنها مثالية للتواصل الداخلي مع فريقك.
- ملاحظات للعميل (Note to Customer): بعض الملاحظات يمكن إرسالها للعميل عبر البريد الإلكتروني، وتستخدم لتقديم تحديثات مهمة أو معلومات إضافية تخص طلبه.
أهميتها:
- تحسين التواصل الداخلي: لو كان لديك فريق عمل يدير الطلبات، يمكن للملاحظات الداخلية أن تكون بمثابة سجل للتحديثات والتعليمات بين أفراد الفريق حول طلب معين.
- تسجيل التفاصيل الهامة: تدوين أي تفاصيل خاصة بالعميل أو الطلب (مثل: “العميل طلب التوصيل قبل الساعة 5 مساءً”، أو “تأخر في الشحن بسبب نقص هذا المنتج”).
- سجل متابعة: تتبع تاريخ الإجراءات التي تمت على الطلب وملاحظات المتابعة المستقبلية.
- حل المشكلات: عند وجود أي نزاع أو استفسار بخصوص طلب قديم، يمكنك العودة للملاحظات لفهم السياق والإجراءات المتخذة.
ثانياً: خطوات إضافة ملاحظات داخلية للطلبات #
تتم عملية إضافة الملاحظات بسهولة من داخل صفحة تفاصيل الطلب:
- تسجيل الدخول: قم بالدخول إلى لوحة تحكم Brivox الخاصة بمتجرك.
- الانتقال إلى “الطلبات”: من القائمة الجانبية، انقر على
الطلبات (Orders). - فتح الطلب المطلوب: في قائمة الطلبات، انقر على رقم الطلب أو اسم العميل لفتح صفحة تفاصيل الطلب.
- الوصول إلى قسم الملاحظات:
- في صفحة تفاصيل الطلب، ابحث عن قسم
ملاحظات الطلب (Order Notes). عادةً ما يكون هذا القسم موجودًا في الجانب الأيمن أو الأيسر من الشاشة أسفل تفاصيل الطلب الرئيسية.
- في صفحة تفاصيل الطلب، ابحث عن قسم
- إضافة الملاحظة:
- في حقل النص المخصص، اكتب الملاحظة التي ترغب في إضافتها.
- تحديد نوع الملاحظة (تقني): أسفل حقل النص، ستجد قائمة منسدلة أو خيارات لتحديد نوع الملاحظة:
- ملاحظة خاصة (Private note): هذه هي الملاحظات الداخلية التي لا يراها العميل. هذا هو الخيار الافتراضي والموصى به لمعظم الاستخدامات الداخلية.
- ملاحظة للعميل (Note to customer): عند اختيار هذا الخيار، سيتم إرسال هذه الملاحظة للعميل عبر البريد الإلكتروني في إشعار التحديث. استخدم هذا الخيار فقط للمعلومات التي تريد أن يراها العميل.
- إضافة الملاحظة: انقر على زر
أضف (Add)أوإضافة ملاحظة (Add note)لحفظ الملاحظة.
ثالثاً: تتبع سجل الملاحظات #
كل ملاحظة تقوم بإضافتها (سواء كانت خاصة أو للعميل) يتم تسجيلها بتاريخ ووقت إضافتها، ومن قام بإضافتها.
- السجل المرئي: ستظهر الملاحظات في قائمة متسلسلة داخل قسم “ملاحظات الطلب”.
- تمييز الملاحظات (تقني):
- عادةً ما تكون الملاحظات الخاصة (الداخلية) ذات لون رمادي أو لها خلفية مختلفة لتمييزها عن ملاحظات العميل.
- الملاحظات التي تُرسل للعميل قد يكون لها أيقونة “البريد الإلكتروني” بجانبها أو لون مختلف.
- التوقيت الدقيق: يظهر بجانب كل ملاحظة التاريخ والوقت الدقيق لإضافتها واسم المستخدم الذي أضافها، مما يوفر سجلًا تدقيقيًا كاملاً.
رابعاً: استخدامات عملية لملاحظات الطلب #
- تنسيق الشحن: “العميل طلب شحن سريع، يجب المتابعة مع شركة الشحن.”
- متابعة المنتجات: “منتج X غير متوفر حالياً، تم التواصل مع المورد.”
- خدمة العملاء: “العميل تواصل بخصوص خطأ في العنوان، تم التعديل والتأكيد.”
- المرتجعات: “تم استلام المنتج المرتجع، جاري فحص الحالة قبل رد المبلغ.”
- التحديثات للعميل: “عزيزي العميل، نود إبلاغك بتأخير بسيط في الشحن لظروف خارجة عن إرادتنا، الشحنة ستصل يوم الثلاثاء القادم.” (باستخدام خيار “ملاحظة للعميل”).
خامساً: دعم Brivox: لعمليات متجر سلسة! #
تُعد ملاحظات الطلب أداة بسيطة ولكنها قوية لتحسين التواصل، تتبع التفاصيل، ورفع مستوى كفاءة إدارة الطلبات في متجرك على Brivox. استخدمها بانتظام لضمان بقاء جميع أعضاء فريقك على اطلاع دائم، وتقديم خدمة عملاء استثنائية.
إذا واجهت أي استفسارات حول كيفية استخدام هذه الميزة أو أفضل الممارسات لها، فإن فريق دعم Brivox متاح دائمًا لتقديم المساعدة والإرشادات. لا تتردد في التواصل معنا عبر الدردشة المباشرة، الواتساب، أو البريد الإلكتروني.
نتمنى لك إدارة طلبات احترافية وميسرة على منصة Brivox!