عميلنا العزيز في Brivox،

لحظة وصول طلب جديد إلى متجرك هي بلا شك من أكثر اللحظات إثارة وحماسًا لأي تاجر إلكتروني. إنها ثمرة جهودك التسويقية وعرضك المميز لمنتجاتك! ولكن، لضمان استمرارية هذا النجاح، يجب أن تكون عملية إدارة الطلبات الجديدة سلسة، فعالة، واحترافية، بدءًا من استلام الطلب وحتى وصوله بأمان إلى يد العميل.

في هذه المقالة المفصلة، سنرشدك خطوة بخطوة خلال دورة حياة الطلب داخل نظام Brivox، مع التركيز على الممارسات الأمثل والجوانب التقنية الهامة لضمان تجربة ممتازة لك ولعملائك.

أولاً: فهم حالة الطلب (Order Status) وأهميتها #

كل طلب يمر بسلسلة من الحالات المختلفة تعكس مرحلته الحالية. فهم هذه الحالات أمر بالغ الأهمية لتتبع التقدم وتحديد الخطوة التالية. نظام Brivox يستخدم مجموعة من الحالات القياسية:

• معلق (Pending Payment): الطلب تم إنشاؤه، لكن الدفع لم يتم استلامه بعد. (مثال: العميل اختار الدفع عند الاستلام، أو واجه مشكلة في بوابة الدفع الإلكتروني).
• قيد التنفيذ (Processing): الطلب تم استلام دفعه بنجاح، والآن جاهز للتجهيز والشحن. هذه هي الحالة التي ستعمل عليها غالبًا.
• مكتمل (Completed): الطلب تم شحنه وتسليمه للعميل بنجاح.
• ملغى (Cancelled): تم إلغاء الطلب من قِبلك أو من قِبل العميل.
• مسترجع (Refunded): تم إرجاع كامل مبلغ الطلب للعميل.
• فشل (Failed): فشلت عملية الدفع.

---

ثانياً: استلام الطلبات الجديدة وتجهيزها #

1. إشعار الطلب الجديد: #

• بريد إلكتروني (تقني): بمجرد أن يقوم العميل بإتمام عملية الدفع بنجاح (أو اختيار الدفع عند الاستلام)، سيقوم نظام Brivox تلقائيًا بإرسال إشعار بريد إلكتروني إليك (وإلى العميل) يفيد بوجود طلب جديد. يمكنك تخصيص قوالب هذه الإشعارات من خلال إعدادات Brivox لتعكس هوية متجرك.
• لوحة التحكم: سيظهر الطلب الجديد فورًا في قائمة الطلبات بلوحة تحكم Brivox الخاصة بك.

2. الوصول إلى تفاصيل الطلب: #

1. تسجيل الدخول: قم بالدخول إلى لوحة تحكم Brivox.
2. الانتقال إلى “الطلبات”: من القائمة الجانبية، انقر على الطلبات (Orders).
3. فتح الطلب: ستجد قائمة بالطلبات. انقر على رقم الطلب أو اسم العميل لفتح صفحة تفاصيل الطلب.

3. مراجعة تفاصيل الطلب: #

في صفحة تفاصيل الطلب، ستجد جميع المعلومات الضرورية لتجهيزه:

• معلومات العميل: الاسم، عنوان الشحن، عنوان الفاتورة، رقم الهاتف، والبريد الإلكتروني.
• المنتجات المطلوبة: قائمة بالمنتجات، الكميات، والأسعار.
• إجمالي الطلب: المبلغ الكلي، تكاليف الشحن، والضرائب (إن وجدت).
• طريقة الدفع: (مثال: دفع إلكتروني عبر Cashier، دفع عند الاستلام).
• ملاحظات العميل: أي ملاحظات أضافها العميل عند إتمام الطلب.

---

ثالثاً: تجهيز الطلب (Processing the Order) #

بمجرد مراجعة تفاصيل الطلب وتأكيد دفعه (في حال الدفع الإلكتروني)، تبدأ مرحلة التجهيز.

1. تحديث حالة الطلب إلى “قيد التنفيذ” (Processing): #

• الأهمية: هذه الخطوة حاسمة لإعلامك (والعميل) بأن الطلب قيد المعالجة.
• كيفية التغيير:
  1. في صفحة تفاصيل الطلب، ابحث عن القائمة المنسدلة “حالة الطلب” (Order Status).
  2. اختر قيد التنفيذ (Processing).
  3. انقر على زر تحديث (Update) أو حفظ الطلب (Save Order).
• نصيحة Brivox (تقنية): عند تغيير حالة الطلب إلى “قيد التنفيذ”، سيقوم نظام Brivox تلقائيًا بـ:
  • خصم الكميات المطلوبة من المخزون الخاص بك (إذا كنت تدير المخزون لكل منتج).
  • إرسال إشعار بريد إلكتروني للعميل لإبلاغه بأن طلبه قيد التجهيز (يمكن تخصيص هذا الإشعار).

2. تحضير المنتجات للشحن: #

• جمع المنتجات: قم بجمع المنتجات المطلوبة من مخزونك.
• التعبئة والتغليف:
  • الأهمية: التغليف الجيد يحمي المنتجات أثناء الشحن ويعكس احترافية متجرك.
  • نصيحة Brivox: استخدم مواد تعبئة مناسبة، وأضف لمسة شخصية (مثل بطاقة شكر أو شعار متجرك) لتعزيز تجربة فتح العلبة (Unboxing Experience).

3. طباعة الفواتير والإيصالات: #

• الأهمية: الفواتير والإيصالات ضرورية لتسجيلاتك المحاسبية وللعميل.
• كيفية الطباعة:
  1. في صفحة تفاصيل الطلب، ابحث عن خيارات الطباعة (عادة ما تكون أيقونة طابعة أو زر “طباعة الفاتورة/الإيصال”).
  2. انقر عليها لطباعة نسخة ورقية أو حفظها كملف PDF.
• (سنقدم مقالاً مفصلاً لاحقًا عن طباعة الفواتير والإيصالات.)

---

رابعاً: تسليم الطلب (Shipping & Delivery) #

هذه هي المرحلة الأخيرة، وفيها ينتقل المنتج من متجرك إلى يد العميل.

1. إعداد الشحن مع شركة التوصيل: #

• بناءً على طريقة الشحن التي اختارها العميل (والتي قمت بإعدادها في مناطق الشحن)، قم بالتنسيق مع شركة التوصيل المناسبة.
• قم بتجهيز بوليصة الشحن (Shipping Label) المطلوبة من شركة التوصيل.

2. إضافة رقم التتبع (Tracking Number): #

• الأهمية: رقم التتبع ضروري للعميل لتتبع شحنته، ويقلل من استفسارات العملاء.
• كيفية الإضافة:
  1. في صفحة تفاصيل الطلب، ابحث عن قسم مخصص للشحن (Shipping) أو “أرقام التتبع” (Tracking Numbers).
  2. أدخل رقم التتبع الذي حصلت عليه من شركة الشحن.
  3. أدخل اسم شركة الشحن.
  4. انقر على زر تحديث (Update) أو حفظ (Save).
• نصيحة Brivox (تقنية): نظام Brivox مصمم ليُرسل هذا الرقم تلقائيًا للعميل عبر البريد الإلكتروني (في إشعار “الطلب مكتمل”)، مع رابط مباشر لتتبع الشحنة إذا كانت شركة الشحن مدعومة.

3. تحديث حالة الطلب إلى “مكتمل” (Completed): #

• الأهمية: بمجرد أن يتم تسليم الطلب للعميل بنجاح، قم بتغيير حالة الطلب إلى “مكتمل”. هذا يغلق دورة حياة الطلب رسمياً.
• كيفية التغيير:
  1. في صفحة تفاصيل الطلب، اختر مكتمل (Completed) من القائمة المنسدلة “حالة الطلب”.
  2. انقر على زر تحديث (Update).
• نصيحة Brivox (تقنية): عندما يتم تغيير الحالة إلى “مكتمل”، سيقوم النظام تلقائيًا بإرسال إشعار بريد إلكتروني نهائي للعميل يبلغه بأن طلبه قد تم تسليمه (يمكن تخصيص هذا الإشعار).

---

خامساً: دعم Brivox: شريكك في كل خطوة! #

إدارة الطلبات الجديدة بكفاءة هي المفتاح لبناء سمعة ممتازة لمتجرك وزيادة ولاء العملاء. نظام Brivox يوفر لك الأدوات اللازمة لتبسيط هذه العملية. إذا واجهت أي تحديات، أو كان لديك أي استفسارات حول أفضل الممارسات، فإن فريق دعم Brivox متاح دائمًا لتقديم المساعدة والإرشادات. لا تتردد في التواصل معنا عبر الدردشة المباشرة، الواتساب، أو البريد الإلكتروني.

نتمنى لك عمليات بيع ناجحة ومستمرة على منصة Brivox!