تتبع حالة الطلب وتحديثها بدقة هو جزء أساسي من خدمة العملاء الممتازة. عندما يكون عميلك على دراية دائمة بمرحلة طلبه، فإن ذلك يبني الثقة، ويقلل من استفساراتهم المتكررة، ويعزز من شفافية عمليات متجرك. نظام Brivox يمنحك تحكماً كاملاً في هذا الجانب الحيوي، مما يتيح لك تحديث حالة الطلبات بسهولة ومتابعة مسارها بفعالية.
في هذه المقالة المفصلة، سنرشدك خطوة بخطوة حول كيفية تغيير حالات الطلب المختلفة وتتبعها في لوحة تحكم Brivox، مع تسليط الضوء على الجوانب العملية والتقنية الهامة.
أولاً: فهم حالات الطلب الأساسية في Brivox #
كل طلب في متجرك يمر بسلسلة من الحالات (Statuses) التي تعكس مرحلته الحالية في دورة الحياة. فهم هذه الحالات أمر بالغ الأهمية لإدارة الطلبات بكفاءة:
- معلق (Pending Payment):
- المعنى: تم إنشاء الطلب، لكن الدفع لم يتم استلامه بعد. يحدث هذا عادةً مع طرق الدفع التي تتطلب مراجعة يدوية (مثل التحويل البنكي)، أو عند اختيار العميل للدفع عند الاستلام، أو عند وجود مشكلة في عملية الدفع الإلكتروني.
- الإجراء المطلوب: مراجعة الدفع أو التواصل مع العميل لإكمال عملية الدفع.
- فشل (Failed):
- المعنى: فشلت عملية الدفع للطلب.
- الإجراء المطلوب: التواصل مع العميل لتقديم بدائل للدفع أو إلغاء الطلب.
- قيد التنفيذ (Processing):
- المعنى: تم استلام دفعة الطلب بنجاح (للدفع الإلكتروني)، أو تم تأكيد الطلب (للدفع عند الاستلام). هذا يعني أن الطلب جاهز الآن للتجهيز والتعبئة والشحن.
- الإجراء المطلوب: تجهيز المنتجات، تعبئتها، وتجهيزها للشحن.
- مكتمل (Completed):
- المعنى: الطلب تم شحنه وتسليمه للعميل بنجاح. هذا يمثل نهاية دورة حياة الطلب.
- الإجراء المطلوب: لا يوجد إجراء مباشر، لكنها حالة مهمة للتقارير وسجلاتك.
- ملغى (Cancelled):
- المعنى: تم إلغاء الطلب من قِبلك كتاجر، أو من قِبل العميل.
- الإجراء المطلوب: لا يوجد إجراء، لكنه يسجل الطلب كملغى.
- مسترجع (Refunded):
- المعنى: تم إرجاع كامل مبلغ الطلب أو جزء منه للعميل.
- الإجراء المطلوب: لا يوجد إجراء مباشر بعد استرجاع المبلغ، لكنها حالة تُشير إلى أن العملية اكتملت.
- تحويل معلق (On Hold): (قد تجده في بعض الإعدادات المتقدمة)
- المعنى: الطلب في انتظار إجراء معين (مثل تأكيد المخزون، أو رد العميل على استفسار).
ثانياً: خطوات تغيير حالة الطلب يدويًا في Brivox #
يمكنك تغيير حالة الطلب من صفحة تفاصيل الطلب نفسها:
- تسجيل الدخول: قم بالدخول إلى لوحة تحكم Brivox الخاصة بمتجرك.
- الانتقال إلى “الطلبات”: من القائمة الجانبية، انقر على
الطلبات (Orders). - فتح الطلب المطلوب: في قائمة الطلبات، انقر على رقم الطلب أو اسم العميل لفتح صفحة تفاصيل الطلب.
- تحديد الحالة الجديدة:
- في الجزء العلوي الأيمن من صفحة تفاصيل الطلب، ستجد مربعاً يحمل عنوان
حالة الطلب (Order Status)أو ما يشابهه. - من القائمة المنسدلة، اختر الحالة الجديدة التي ترغب في تعيينها للطلب (مثال: من “معلق” إلى “قيد التنفيذ”، أو من “قيد التنفيذ” إلى “مكتمل”).
- في الجزء العلوي الأيمن من صفحة تفاصيل الطلب، ستجد مربعاً يحمل عنوان
- حفظ التغييرات: انقر على زر
تحديث (Update)أوحفظ الطلب (Save Order)الموجود في هذا المربع أو في أعلى الصفحة.
ثالثاً: التتبع الآلي لحالة الطلب (تلقائيًا بواسطة Brivox) #
نظام Brivox مصمم لأتمتة العديد من تغييرات حالة الطلب لتبسيط عملك:
- من “معلق” إلى “قيد التنفيذ”:
- تحدث هذه العملية تلقائيًا بمجرد استلام الدفع بنجاح (عبر بوابات الدفع الإلكتروني المدمجة).
- بالنسبة لطلبات الدفع عند الاستلام (COD)، تظل الحالة “معلق” حتى تقوم أنت بتغييرها يدوياً إلى “قيد التنفيذ” بعد تأكيد الطلب مع العميل.
- تغيير المخزون (تقني): عند انتقال حالة الطلب إلى “قيد التنفيذ”، يقوم النظام تلقائيًا بخصم كمية المنتجات المطلوبة من المخزون المتاح لضمان دقة المخزون ومنع البيع الفائض.
- تنبيهات البريد الإلكتروني (تقني):
- عند كل تغيير رئيسي في حالة الطلب (مثل من “معلق” إلى “قيد التنفيذ”، أو إلى “مكتمل”)، يقوم نظام Brivox تلقائيًا بإرسال إشعار بريد إلكتروني للعميل لإبلاغه بالحالة الجديدة لطلبه.
- يمكنك تخصيص محتوى قوالب هذه الإشعارات من خلال إعدادات Brivox لتناسب هوية متجرك ولغة عملائك.
رابعاً: تتبع مسار الطلب: من وجهة نظرك كتاجر #
داخل صفحة تفاصيل الطلب، يوجد قسم ملاحظات الطلب (Order Notes) (عادة ما يكون في الجانب الأيمن). هذا القسم حيوي لتتبع تاريخ الطلب:
- سجل التغييرات (تقني): يعرض هذا القسم سجلاً كاملاً ومفصلاً لجميع الإجراءات والتغييرات التي طرأت على الطلب. يتضمن ذلك:
- وقت وتاريخ إنشاء الطلب.
- تغييرات حالة الطلب (من أي حالة إلى أي حالة أخرى) ومن قام بالتغيير.
- إشعارات الدفع.
- إضافة أرقام التتبع.
- أي ملاحظات داخلية قمت بإضافتها (والتي سنتحدث عنها لاحقًا).
- الأهمية: هذا السجل يمنحك نظرة شاملة على تاريخ الطلب بالكامل، وهو أداة لا تقدر بثمن للمتابعة، حل المشكلات، وتدريب فريقك.
خامساً: دعم Brivox: شريكك في كل مراحل الطلب! #
إدارة حالات الطلب وتتبعها بدقة هي من أساسيات بناء علاقة قوية وموثوقة مع عملائك. نظام Brivox يوفر لك جميع الأدوات اللازمة لإنجاز ذلك بفعالية. إذا واجهت أي تحديات، أو كان لديك أي استفسارات حول أفضل الممارسات، فإن فريق دعم Brivox متاح دائمًا لتقديم المساعدة والإرشادات. لا تتردد في التواصل معنا عبر الدردشة المباشرة، الواتساب، أو البريد الإلكتروني.
نتمنى لك عمليات بيع سلسة وإدارة طلبات احترافية على منصة Brivox!